Dataskydd

Dataskyddsbeskrivning, Artiklar 12–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)

1. Personuppgiftsansvarig

Diskriminerings- och jämställdhetsnämnden
PB 27
00023 Statsrådet
Tfn 0295 150 121
[email protected]

2. Kontaktperson

Juhani Kortteinen
Generalsekreterare
Tfn 0295 150 151
fö[email protected]

3. Dataskyddsombud

Juhani Kortteinen
Generalsekreterare
Tfn 0295 150 151
fö[email protected]

4. Behandlingsåtgärdshelheten

Behandling av personuppgifter för personer som inte hör till diskriminerings- och jämställdhetsnämndens personal och medlemskår

5. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att registrera, övervaka och behandla ärenden som är anhängiga hos diskriminerings- och jämställdhetsnämnden.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som åvilar diskriminerings- och jämställdhetsnämnden. Nämndens lagstadgade skyldigheter anges i Finlands grundlag (731/1999), diskrimineringslagen (1325/2014), lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986), lagen om diskriminerings- och jämställdhetsnämnden (1327/2014), förvaltningslagen (434/2003), lagen om rättegång i förvaltningsärenden (808/2019), rättegångsbalken (4/1734), språklagen (423/2003), dataskyddslagen (1050/2018) och lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).

Uppgifternas offentlighet och sekretess bestäms av följande lagar och rättsakter:

• Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679
• Personuppgiftslagen (523/1999)

6. Kategorier av registrerade och kategorier av personuppgifter som behandlas

Vad gäller ovan nämnda personer insamlas endast uppgifter som är nödvändiga för behandling av ärendet, som kan vara:

• namn
  
• födelsedatum/personbeteckning/FO-nummer
  
• hemkommun
  
• postadress
  
• e-postadress
  
• spärrmarkering som avses i 36 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009)
  
• uppgift om diskrimineringsgrund som avses i 8 § 1 mom. i diskrimineringslagen, som kan vara ålder, ursprung, nationalitet, språk, religion, övertygelse, åsikt, politisk verksamhet, fackföreningsverksamhet, familjeförhållanden, hälsotillstånd, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller någon annan omständighet som gäller den enskilde som person

7. Regelmässiga informationskällor

Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv. Personuppgifter kan dessutom erhållas från andra berörda parter, de som begär utlåtande, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (VTJkysely) och andra aktörer.

Enligt 14 § 1 mom. i lagen om diskriminerings- och jämställdhetsnämnden har nämnden trots sekretessbestämmelserna rätt att av myndigheter och andra organ som sköter offentliga förvaltningsuppgifter, av arbetsgivare, av utbildningsanordnare och läroanstalter, av arbetsmarknadsorganisationer och andra organisationer som bevakar en yrkesgrupps intressen och av dem som tillhandahåller varor eller tjänster avgiftsfritt få den information som dessa har i sin besittning och som är nödvändig för att ett ärende som nämnden behandlar ska kunna avgöras. Enligt paragrafens 2 mom. har nämnden rätt att av myndigheter och andra organ som sköter offentliga förvaltningsuppgifter, av arbetsgivare, av utbildningsanordnare och läroanstalter, av arbetsmarknadsorganisationer och andra organisationer som bevakar en yrkesgrupps intressen och av dem som tillhandahåller varor eller tjänster samt av deras anställda få sådana redogörelser som behövs för tillsynen över att diskrimineringslagen och jämställdhetslagen följs.

8. Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Uppgifter kan lämnas ut eller utkontrakteras enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter och föreskriver.

Diskriminerings- och jämställdhetsnämndens verksamhet omfattas av lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999, OffL). Offentliga handlingar utlämnas på begäran enligt kraven i 13 § och 16 § i OffL. Sekretessbelagda handlingar läggs fram för påseende och lämnas ut endast 1) med vederbörandes samtycke, 2) till vederbörande eller 3) med stöd av en lagstadgad rätt.

Med undantag för de uppgifter som omfattas av spärrmarkeringen lämnas personuppgifter regelbundet ut till parter och deras företrädare och ombud i ärenden som behandlas i diskriminerings- och jämställdhetsnämnden. Dessutom kan nämnden begära de uppgifter och utredningar som avses i 14 § 1 och 2 mom. i lagen om diskriminerings- och jämställdhetsnämnden även från andra aktörer än parterna i ett ärende som nämnden behandlar. I detta fall kan det vara nödvändigt att lämna ut uppgifter om parten till aktören som uppgifter eller utredning begärs från.

Det kan i undantagsfall bli nödvändigt att ge temporära behörigheter till nämndens diskenheter (H- och J-diskenheter) till administratören (Statens center för informations- och kommunikationsteknik, Valtori) som ansvarar för funktionen av diskriminerings- och jämställdhetsnämnden informationssystem för att utföra en uppgift som avtalats separat.

Behandlingen av personuppgifter har inte utkontrakterats till en annan aktör.

9. Överföring av personuppgifter till tredjeländer

Överföring av personuppgifter till tredjeländer omfattas av kapitel V i dataskyddsförordningen. Överföring av personuppgifter som är under behandling eller är avsedda att behandlas efter det att de överförts till ett tredjeland eller en internationell organisation får bara ske under förutsättning att den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet, med förbehåll för övriga bestämmelser i denna förordning, uppfyller villkoren i detta kapitel.

10. Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifter definieras i diskriminerings- och jämställdhetsnämndens arkivbildningsplan. Handlingar som lagras en viss tid förstörs efter tidsfristen enligt arkivbildningsplanen.

11. Profilering

Profilering används inte vid behandling av personuppgifter.

12. Den registrerades rättigheter

Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Om personuppgifterna behandlas har den registrerade rätt få tillgång till uppgifterna som anges i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning:

• syftet med behandlingen av personuppgifter
• de kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller
• de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifter har lämnats eller ska lämnas ut, särskilt mottagare i tredjeländer eller internationella organisationer
• den planerade förvaringstiden för personuppgifterna och om det inte är möjligt, kriterierna för fastställande av förvaringstiden
• en registrerads rätt att till den personuppgiftsansvarige framföra en begäran om att personuppgifter som gäller hen själv rättas eller raderas eller att behandlingen av personuppgifter begränsas samt rätten att göra invändning mot sådan behandling
• rätten att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
• om personuppgifter inte samlas in av den registrerade, alla tillgängliga uppgifter om uppgifternas ursprung
• information om existensen av automatiskt beslutsfattande, bland annat profilering som avses i artikel 22.1 och 22.4, och åtminstone i dessa fall betydelsefulla uppgifter om behandlingslogiken, liksom också den berörda behandlingens betydelse och eventuella konsekvenser för den registrerade

Personen som vill ha tillgång till uppgifter om sig själv enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ska framföra en begäran om detta till den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras.

Den registrerade har rätt att av den registeransvarige utan onödigt dröjsmål få ofullständiga och felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.

Den registrerade har även rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade under förutsättning att något av kraven i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Den registrerade har likaså rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen, om det är frågan om någon av de frågor som nämns i artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den registrerade kan anhängiggöra ett yrkande om rättande, radering eller begränsning med iakttagande av bestämmelserna om inledande av ärenden i förvaltningslagen (434/2003).

13. Rätten att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in en klagan till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannen), om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-post (Registratorskontor): [email protected]